Ombudsperson & Hinweisgeberschutz-Beauftragten

Wir sind ein bundesweit, unabhängiges und neutral agierdende Gesellschaft mit befähigten Auditoren, Compliance Officer Operativ, Ombudsperson, Hinweisgeberschutz-Beauftragten, Umwelt- und Brand-schutzbeauftragter (BSB), Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa), Prüf- und Sachverständigenbüro für KMU, der Industrie und Handwerksbetrieben.

Basis unserer Tätigkeit ist der hohe Anspruch an unseren ganzheitlichen Ansatz, sowie der ständig zu aktualisierende Prüfmethoden, Werkzeuge, Sachkunde, Fachkunde bzw. Wissensmanagement.

Interne oder als externe Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) als unparteiische, unabhgängige und neutraler Schlichter, Ombudsperson und Hinweisgeberschutz-Beauftragten für KMU und Handwerkbetriebe.

 

Geschäftsführer Herr Friedrich Lanzer ist Ihr persönlicher Ansprechpartner als Ombudsperson, Hinweisgeberschutz-Beauftragten, Prozessmanager, Compliance Officer Operativ, Umwelt- und Brandschutzbeauftragter (BSB), Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa), BDSH-zertifizierter Sachverständiger für Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz und Managementsystemen, sowie berufener Leitender Auditor bei akkreditierten Zertgesellschaften nach ISO 9001, 14001, 45001, 50001, 22000 und weiterer Standards, wie SCC, SCP und SCL (MasterClass).

 Das Hinweisgeberschutzgesetz ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten.

  Mit diesem Stichtag müssen Unternehmen ab 250 Beschäftigten nach § 12 Hinweisgebersysteme

  einen geeigneten Hinweisgeberschutz mit einer internen oder einer externen Meldestelle zur

  Meldung von Hiweisen oder Verstößen ermöglichen und eingerichtet haben. Sowie eine

  unabhängige Ombudsperson oder Hinweisgeberschutz-Beauftragten schriftlich bestellt werden. 

 Ab 17.12.2023 folgen Unternehmen ab 50 - 250 Mitarbeitenden. 

 

 Meldungen von Verstößen nach Hinweisgeberschutzgesetz?

  Verstöße sind Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen von natürlichen Personen (§ 1) einer

  beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig sind und Vorschriften

  oder Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich nach HinSchG § 2 fallen.

  Hierzu können auch missbräuchliche Handlungen oder Unterlassungen gehören, die dem Ziel oder

  dem Zweck der Regelungen in den Vorschriften oder Rechtsgebieten zuwiderlaufen, die in den

  sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fallen.

 

 Die Hinweisgeber-Meldestelle ist gesetzliche Pflicht. (§§ 8-18).

  Beschäftigungsgeber nach § 9 sind natürliche Personen, rechtsfähige Personengesellschaften,

  rechtsfähige Personenvereinigungen, rechtsfähige Kapitalgesellschaften, sonstige Unternehmen

  und sonstige juristische Personen und Gesellschaftsformen.

  Die Nichteinführung des Hinweisgebersystem wird mit bis zu 20.000 Euro Bußgeld bestraft.

  Bei schwerwiegenden Verstößen (z.B. Behinderung von Hinweisen und Meldungen, Verletzung der

  Vertraulichkeit, Ergreifung von Repressalien) sind Bußgelder von bis zu 50.000 EUR möglich.

  Den Beschäftigungsgeber droht nach § 9 eine Verzehnfachung für bestimmte Verstöße z.B. bei

  Verhinderung einer Meldung/Hinweis, bei Repressalien der Bußgeldrahmen betragen.

  Desweiteren kann § 130 OWiG als Organisationsverschulden bei Unterassen einer Meldestelle

  einzurichten oder die Verhinderung einer Meldung hierzu ausgelegt und begründet werden.

  Sodass bis zu 1 Mio Euro an Bußgeldrahmen für den Inhaber/Geschäftsführer betragen kann.

 Wer kontrolliert die Unternehmen bzw. Beschäftigungsgeber?

  Die deutschen Arbeits- und Datenschutzbehörden können die Existenz und die

  Funktionsfähigkeit der Meldesysteme kontrollieren und, wenn die gesetzlichen

  Vorgaben nicht eingehalten werden, können diese Sanktionen verhängen oder die

  zuvor genannten Bußgelder festlegen.

 Hinweisgebersysteme

  Die allgemeine rechtliche Definition lautet: „Der Ausdruck Hinweisgebersystem

  bezeichnet ein System zum Gewinnen von Informationen, das unparteiische und

  weisungsfreie Ermittler in Unternehmen und Verwaltungen einzusetzen, um ihren

  Mitarbeitern und auch Personen des Umfeldes einen vertraulichen Kommunikations

  Kanal zu eröffnen. Dieser kann von ihnen – das betrifft auch Whistleblower – zum

  Melden möglicher Verstöße, Ordnungswidrigkeiten, Straftaten und Ethikverstöße

  genutzt werden.“

  Unterstützendend kann die technische Norm PD TS/ISO 32002:2023 zur Auslegung der

  Dokumentation und die der Bearbeitung von Meldungen herangezogen werden.

  Allgemeine Definition einer "Ombudsperson" als weltweit verbreitete Institution:

  Eine Ombudsperson erfüllt die Aufgabe einer unparteiischen Schiedsperson.

  Eine Ombudsperson oder Hinweisgeberschutz-Beauftragten dient nach § 15 HinSchG

  somit als unparteiischer, weisungsfreier und sachlicher Schlichter und Aufklärer der 

  Beteiligten, in Form einer Schiedsperson und Vermittler.

  Mit dem Ziel, die gemeldeten Verstöße, Hinweise und Meldungen zu prüfen und zu

  bewerten. Sowie bei Bedarf praktikable, bedarfsgerechte und zielführende Lösungen in

  Form von Vorschlägen, für die Beteiligten im gegenseitigen Interesse zu unterbreiten.

 

 Welche Verstöße fallen unter das Hinweisgeberschutzgesetz?

   Meldungen und Hinweise an die interne Meldestelle nach HinSchG § 2:

1. Verstöße, die strafbewehrt sind,
2. Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
3. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft

       Dazu gehören unter anderem:

• Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
• Produktsicherheit und -konformität,
• Sicherheit im Straßenverkehr und sichere Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße, per Eisenbahn und per Binnenschiff,
• Umweltschutz,
• Strahlenschutz und zur kerntechnischen Sicherheit,
• Förderung der Nutzung von Energie aus erneuerbaren Quellen und der Energieeffizienz,
• Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit,
• Verbraucherrechte und des Verbraucherschutzes,
• Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation, zum Schutz der Vertraulichkeit der Kommunikation, zum Schutz personenbezogener Daten,
• Sicherheit in der Informationstechnik.
  
• und weitere nach § 2

   4. Verstöße gegen bundesrechtlich und einheitlich geltende Regelungen für Auftraggeber zum             Verfahren der Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen und zum Rechtsschutz in         diesen Verfahren ab Erreichen der jeweils maßgeblichen EU-Schwellenwerte, und weitere               Finanz- und steuerrechtliche Verstöße.

   

   5. Wie auch Fehlverhalten, ungesetzliches oder unethisches Verhalten am Arbeitsplatz, sowie im         allgemeinen Compliance Verstöße zu melden. Compliance bedeutet, die Regeltreue von

       Unternehmen, also die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und freiwilligen Kodizes.

 

 Bitte beachten Sie:

• Die interne Meldestelle ist kein Anlaufpunkt bei allgemeinen Beschwerden zur Abstimmung, wie: Unstimmigkeiten der Einteilung von Schichten, Gehaltsabrechnung usw. .

       Diese Unstimmigkeiten sind mit den Verantwortlichen oder Personalabteilung zu klären.

• Die interne Meldestelle dient nicht der Meldung oder Abwendung von akuten Notfällen oder Gefahrenlagen. Dies ist unverzüglich an die betriebliche Notfallmeldekette zu richten.

 Wer kann Verstöße oder Fehlverhalten an die Meldestelle melden?

• Nach HinSchG § 3 Abs. 8 kommen neben Beschäftigten, Auszubildnede, Leiharbeitnehmern, Praktikanten und wirtschaftlichen Unselbständigen. Auch eingesetzte Beschäftigten von Werkvertragsnehmer, die vom Beschäftigungsgeber vertraglich dauerhaft in der Organisation eingebunden (Arbeitsplatz) werden, kommen als Hinweisgeber in Betracht.
  

 interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

• Beschäftigungsgeber haben die Pflicht zur Einrichtung und betreiben einer internen Meldestell
• Hinweisgeber sollen vorrangig bei einer unabhängig eingerichteten internen Meldestelle beim Beschäftigungsgeber die Meldung bevorzugen. Die mit einem internen oder externen beauftragten unabhängigen und weisungsfreien Hinweisgeberschutz-Beauftragten oder einer Ombudsperson besetzt ist wahrnehmen.
• Die interne Meldestelle hat die Aufgabe, eingehende Hinweise entgegenzunehmen, zu prüfen, in dauerhaft abrufbarer Weise zu dokumentieren, und falls notwendig weitere Schritte einzuleiten, um berechtigte Missstände aufzuklären und zu beheben.
• Beschwerde- und Meldestelle wird in der Organisation bekannt gemacht und veröffentlicht.
• Veröffentlichung der beauftragten Ombudsperson oder Hinweisgeberschutz-Beauftragten mit deren Anschrift, Kommunikationskanäle und deren eingerichteten Meldesyteme. Die Einrichtung eines digitalen Meldesysteme gibt es keine gesetzliche Pflicht. 
• Ombudsperson oder Hinweisgeberschutz-Beauftragten hat eine Anlaufstelle/Büro mit festen Zeiten bei der Organisation und/oder außerhalb der Organisation, die den Beschäftigten der Organisation hierzu veröffentlicht werden.
• Es können persönliche Treffen von Hinweisgebern mit der beauftragten Ombudsperson oder Hinwseisgeberschutz-Beauftragten an neutralen Orten, nach Absprache vereinbart werden.

 externe Meldestelle nach § 19 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

• Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

• Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle (§ 12) oder eine externe Meldestelle (§§ 19 bis 24) wenden.
• Wenn erkennbar ist, dass der Hinwseisgeber bei einer Mledung bei der internen Meldestelle Repressalien befürchten muss, wird empfohlen die Meldung externe Meldestelle zu wählen.
• Der Bund hat beim Bundesamt für Justiz, eine unabhängige externe Meldestelle nach HinSchG § 19 für externe Meldungen und Hinweise für betroffene Personen eingerichtet. Die Meldungen können in deutscher oder englischer Sprache und Schrift erfolgen.
• Anschrift: Bundesamt für Justiz, externe Meldestelle des Bundes, 53094 Bonn https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html

 Ombudsperson/Hinweisgeberschutz-Beauftragten gesetzliche Pflichten

• nimmt vertrauliche Informationen mit Verdacht auf Verstöße oder Unregelmäßigkeiten auf
• nimmt anonyme Hinweise auf, die gleichermaßen geprüft, jeodch keiner Rückmeldung bedarf
• schützt die Identität der Hinweisgeber (Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitspflicht) des beauftragten Ombudsperson, Hinweisgeberschutz-Beauftragten oder eines Compliance Officer
• ermittelt und bewertet die Hinweise / Meldungen oder bestehender Streitigkeiten unparteiisch
  
• ordnet das Risiko und Schaden für die Organisation im Falle eines berechtigten Hinweis ein
• berichtet an die Geschäftsführung und die der Verantwortlichen des Unternehmens
• wägt die Argumente der Beteiligten zum gemeldeten Hinweis sorgfältig ab
• unterbreitet bei Bedarf und Notwendigkeit ausgewogene und praktikable Lösungen und zielführende Maßnahmen bei berechtigten Compliance-Verstößen nach § 2 den Beteiligten vor
• beachtet datenschutzrechtliche Vorgaben (DSGVO, BDSG) und die der Archivierung / Fristen
  
• Der Hinweisgeber kann sich sicher sein, dass seine Informationen das Unternehmen mit deren Verantwortlichen erreichen, seine Anonymität aber gewahrt bleibt und neutral behandelt wird.

 Ablauf Hinweis an Ombudsperson & Hinweisgeberschutz-Beauftragten:

• Es erfolgt eine vorab Prüfung, ob der Hinweis unter das Hinweisgeberschutzgesetz fällt. Wenn nein, der eventuelle Verweis auf die zuständige interne Stelle, einer Behörde oder Institution.
• Innerhalb von 7 Tagen erhält der Hinweisgeber bei Angabe deren Organisation, seines Namen und einer e-Mail, Telefonnummer oder dessen postalischen Adresse einen Zwischenbescheid.
• Mitteilung Ombudsperson an den Hinweisgeber, bei eventuellen Rückfragen oder Auskünften.
• Innerhalb von 3 Monaten die abschließende Bearbeitung und Rückmeldung der Ombudsperson an die/den Hinweisgeber/-in, über die bereits veranlassten bzw. der zukünftigen Maßnahmen.
• Die Kommunikationskanäle und Meldesysteme werden außerhalb der Organisation gewährt. Sodass keine Zugriffmöglichkeit auf die Personendaten der Hinweisgeber und deren erfolgten Hinweise, sowie deren Anonymität der Hinweisgeber gewahrt und garantiert wird.
• Jeder Hinweis, Ergebnisprüfung oder Maßnahme muss dokumentiert, archiviert, sowie nach 3 Jahren (BDSG) gelöscht werden. Längere Speicherfrist bedarf einer sachlichen Begründung. Dies kann jedoch aufgrund von Rechtsvorschriften des Bundes/Landes oder Rechtsakten der EU nach HinSchG § 2 dies erfordern bzw. hierzu vom Omdudsperson/ Hinweisgeberschutz-Beauftrgaten sachlich begründet werden.

 Bei Meldung von Hinweisen/Meldung, bitte immer den "Firmennamen"

 oder den Namen der "Kapitalgesellschaft" angeben. Danke.

 Anschrift, Kommunikationskanäle, Meldesystem des Ombudsmann:

 Ombudsmann und Hinweisgeberschutz-Beauftragten: Herr Friedrich Lanzer

 Postalisch: FL ACOS UG (haftungsbes.), Knorrenkamp 18, D-27711 Osterholz-Scharmbeck

 Festnetz-Telefon: 04791-8971190 mit Anrufbeantworter

 Mobil-Handy:       0174-3424711 

 E-Mail Adresse:   meldestelle@rechtssicher-konform.de

 Meldesystem:      Meldeformular an 7 Tagen und 24 Stunden (nachfolgend)

    Meldeformular

     Bitte in der Zeile "Nachricht*" immer zuerst ihren "Firmennamen" angeben.

   

     Bei anonymen Hinweisen bitte in der Zeile "Name*" ein "X" und in der

     Zeile "E-Mail*" die "meldestelle@rechtssicher-konform.de" eintragen