Ombudsperson & Hinweisgeberschutz-Beauftragten

Wir sind ein bundesweit, unabhängiges und neutral agierende Gesellschaft mit befähigten Auditoren, Compliance Officer Operativ, Ombudsperson, Hinweisgeberschutz-Beauftragten, Umwelt- und Brand-schutzbeauftragter (BSB), Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa), Prüf- und Sachverständigenbüro für KMU, der Industrie und Handwerksbetrieben.

Basis unserer Tätigkeit ist der hohe Anspruch an unseren ganzheitlichen Ansatz, sowie der ständig zu aktualisierende Prüfmethoden +Werkzeuge, der Sachkunde, der Fachkunde bzw. eines Wissensmanagement.

Interne Meldestelle nach § 8-18 mit deren Fachkunde nach § 15 Absatz 2 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) als unparteiischer, unabhängiger und neutraler Schlichter, Ombudsperson und Hinweisgeberschutz-Beauftragten vorrangig für Industrie, KMU und Handwerksbetriebe.

 

Geschäftsführer Herr Friedrich Lanzer ist Ihr persönlicher Ansprechpartner als Ombudsperson, Hinweisgeberschutz-Beauftragten, Prozessmanager, Compliance Officer Operativ, Umwelt- und Brandschutzbeauftragter (BSB), Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa), BDSH-zertifizierter Sachverständiger für Arbeitsschutz- und Gesundheitsschutz sowie Managementsysteme. Sowie als berufener Leitender Auditor bei akkreditierten Zertgesellschaften u.a. nach ISO 9001, 14001, 45001, 50001, 22000, sowie weiteren Standards, wie u.a. SCC, SCP und SCL (MasterClass).

 Das Hinweisgeberschutzgesetz ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten.

  Mit diesem Stichtag müssen Unternehmen ab 250 Beschäftigten nach § 12 Hinweisgebersysteme

  einen geeigneten Hinweisgeberschutz mit einer internen oder einer externen Meldestelle zur

  Meldung von Hinweisen oder Verstößen ermöglichen und eingerichtet haben. Sowie eine

  unabhängige Ombudsperson oder Hinweisgeberschutz-Beauftragten mit deren nachgewiesenen

  Fachkunde hierzu schriftlich als unabhängigen und weisungsfreien Beauftragten zu bestellen ist.

  Die Fachkunde ist nach § 15 Abs. 2 für interne Meldestellen der Beschäftigungsgeber definiert.

 Ab 17.12.2023 folgen Unternehmen ab 50 - 250 Mitarbeitenden. 

 

 Meldungen von Verstößen nach Hinweisgeberschutzgesetz?

  Verstöße sind Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen von natürlichen Personen (§ 1) einer

  beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig sind und Vorschriften

  oder Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich nach HinSchG § 2 fallen.

  Hierzu können auch missbräuchliche Handlungen oder Unterlassungen gehören, die dem Ziel oder

  dem Zweck der Regelungen in den Vorschriften oder Rechtsgebieten zuwiderlaufen, die in den

  sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fallen.

  „Sehr geehrter Hinweisgeber, sehr geehrte Hinweisgeberin, wir möchten Sie darüber informieren, dass Sie

  gemäß § 7 Abs 1 Satz 1 HinSchG grundsätzlich wählen können, ob Sie sich an eine interne oder an eine

  externe Meldestelle wenden. In den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen

  werden kann und Sie keine Repressalien befürchten müssen, sollen Sie gemäß § 7 Abs 1 Satz 2 HinSchG

  die Meldung an eine interne Meldestelle und damit sich an die bei uns als neutrale eingerichtete

  Meldestelle bevorzugt wenden. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es

  Ihnen unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

  Wir verpflichten uns zur Einhaltung des Vertraulichkeitsgebots (Identität) der Hinweisgeber.

  Nach § 9 wird die Identität einer hinweisgebenden Person nicht geschützt, die vorsätzlich oder grob

  fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet.

 

 interne Meldestelle für Hinweisgeber ist gesetzliche Pflicht. (§§ 8-18).

 Meldeformular und Kontaktmöglichkeiten für Hinweise, siehe am Ende der Seite.

  Beschäftigungsgeber sind nach § 9 natürliche Personen, rechtsfähige Personengesellschaften,

  rechtsfähige Personenvereinigungen, rechtsfähige Kapitalgesellschaften, sonstige Unternehmen

  und sonstige juristische Personen und Gesellschaftsformen. Der Betriebsrat ist zu beteiligen.

  Die Nichteinführung des Hinweisgebersystem wird mit bis zu 20.000 Euro Bußgeld bestraft.

  Bei schwerwiegenden Verstößen (z.B. Behinderung von Hinweisen und Meldungen, Verletzung der

  Vertraulichkeit, Ergreifung von Repressalien) sind Bußgelder von bis zu 50.000 EUR möglich.

  Den Beschäftigungsgeber droht nach § 9 eine Verzehnfachung für bestimmte Verstöße z.B. bei

  Verhinderung einer Meldung/Hinweis, bei Repressalien der Bußgeldrahmen betragen.

  Desweiteren kann § 130 OWiG als Organisationsverschulden bei Unterassen einer Meldestelle

  einzurichten oder die Verhinderung einer Meldung hierzu ausgelegt und begründet werden.

  Sodass bis zu 1 Mio. Euro an Bußgeldrahmen für den Inhaber/Geschäftsführer betragen kann.

 Wer kontrolliert die Unternehmen bzw. Beschäftigungsgeber?

  Die deutschen Arbeits- und Datenschutzbehörden können die Existenz und die

  Funktionsfähigkeit der internen Meldesysteme kontrollieren. Wenn die gesetzlichen

  Vorgaben nicht eingehalten werden, können diese Sanktionen verhängen oder die

  zuvor genannten Bußgelder behördlich erlassen bzw. bescheiden.

 Hinweisgebersysteme

  Die allgemeine rechtliche Definition lautet: „Der Ausdruck Hinweisgebersystem

  bezeichnet ein System zum Gewinnen von Informationen, das unparteiische und

  weisungsfreie Ermittler in Unternehmen und Verwaltungen einzusetzen, um ihren

  Mitarbeitern und auch Personen des Umfeldes einen vertraulichen Kommunikation

  Kanal zu eröffnen. Dieser kann von ihnen – das betrifft auch Whistleblower – zum

  Melden möglicher Verstöße, Ordnungswidrigkeiten, Straftaten und Ethikverstöße

  genutzt werden.“

  Unterstützend kann die technische Norm PD TS/ISO 32002:2023 zur Auslegung der

  Dokumentation und die der Bearbeitung von Meldungen herangezogen werden.

  Allgemeine Definition einer "Ombudsperson" als weltweit verbreitete Institution:

  Eine Ombudsperson erfüllt die Aufgabe einer unparteiischen Schiedsperson.

  Eine Ombudsperson oder Hinweisgeberschutz-Beauftragten dient nach § 15 HinSchG

  somit als unparteiischer, weisungsfreier und sachlicher Schlichter und Aufklärer der 

  Beteiligten, in Form einer Schiedsperson und Vermittler.

  Mit dem Ziel, die gemeldeten Verstöße, Hinweise und Meldungen zu prüfen und zu

  bewerten. Sowie bei Bedarf praktikable, bedarfsgerechte und zielführende Lösungen in

  Form von Vorschlägen, für die Beteiligten im gegenseitigen Interesse zu unterbreiten.

 

 Welche Verstöße fallen unter das Hinweisgeberschutzgesetz?

   Meldungen und Hinweise an die interne Meldestelle nach HinSchG § 2:

1. Verstöße, die strafbewehrt sind,
2. Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
3. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft

       Dazu gehören unter anderem:

• Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
• Produktsicherheit oder Produktkonformität,
• Sicherheit im Straßenverkehr und sichere Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße, per Eisenbahn und per Binnenschiff,
• Umweltschutz,
• Strahlenschutz und zur kerntechnischen Sicherheit,
• Förderung der Nutzung von Energie aus erneuerbaren Quellen und der Energieeffizienz,
• Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit,
• Verbraucherrechte und des Verbraucherschutzes,
• Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation, zum Schutz der Vertraulichkeit der Kommunikation, zum Schutz personenbezogener Daten,
• Sicherheit in der Informationstechnik.
  
• und weitere nach § 2

   4. Verstöße gegen bundesrechtlich und einheitlich geltende Regelungen für Auftraggeber zum             Verfahren der Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen und zum Rechtsschutz in         diesen Verfahren ab Erreichen der jeweils maßgeblichen EU-Schwellenwerte, und weitere               Finanz- und steuerrechtliche Verstöße.

   

   5. Wie auch Fehlverhalten, ungesetzliches oder unethisches Verhalten am Arbeitsplatz, sowie im         allgemeinen Compliance Verstöße zu melden. Compliance bedeutet, die Regeltreue von

       Unternehmen, also die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und freiwilligen Kodizes.

 

 Bitte beachten Sie:

• Die interne Meldestelle ist kein Anlaufpunkt bei allgemeinen Beschwerden zur Abstimmung, wie: Unstimmigkeiten der Einteilung von Schichten, Gehaltsabrechnung usw. .

       Diese Unstimmigkeiten sind mit den Verantwortlichen oder Personalabteilung zu klären.

• Die interne Meldestelle dient nicht der Meldung oder Abwendung von akuten Notfällen oder Gefahrenlagen. Dies ist unverzüglich an die betriebliche Notfallmeldekette zu richten.

 Wer kann Verstöße oder Fehlverhalten an die Meldestelle melden?

• Nach HinSchG § 3 Abs. 8 kommen neben Beschäftigten, Auszubildende, Leiharbeitnehmern, Praktikanten und wirtschaftlichen Unselbständigen. Auch eingesetzte Beschäftigten von Werkvertragsnehmer, die vom Beschäftigungsgeber vertraglich dauerhaft in der Organisation eingebunden (Arbeitsplatz) werden, kommen als Hinweisgeber in Betracht.
  

 interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

• Beschäftigungsgeber haben die Pflicht zur Einrichtung und betreiben einer internen Meldestelle
• Hinweisgeber sollen vorrangig bei einer unabhängig eingerichteten internen Meldestelle beim Beschäftigungsgeber die Meldung bevorzugen. Die mit einem internen oder externen beauftragten unabhängigen und weisungsfreien Hinweisgeberschutz-Beauftragten oder einer Ombudsperson besetzt ist wahrnehmen.
• Hinweisgeber haben grundsätzlich das Wahlrecht zwischen interne oder externe Meldestelle
• Die interne Meldestelle hat die Aufgabe, eingehende Hinweise entgegenzunehmen, nach zu prüfen, in dauerhaft abrufbarer Weise zu dokumentieren, und falls notwendig weitere Schritte einzuleiten, um berechtigte Missstände aufzuklären und zu beheben.
• Beschwerde- und Meldestelle wird in der Organisation bekannt gemacht und veröffentlicht.
• Veröffentlichung der beauftragten Ombudsperson oder Hinweisgeberschutz-Beauftragten mit deren Anschrift, Kommunikationskanäle und deren eingerichteten Meldesysteme. Die Einrichtung eines digitalen Meldesysteme gibt es keine gesetzliche Pflicht. 
• Ombudsperson oder Hinweisgeberschutz-Beauftragten haben eine Anlaufstelle/Büro mit festen Zeiten bei der Organisation und/oder außerhalb der Organisation, die den Beschäftigten der Organisation hierzu veröffentlicht und jederzeit zugänglich sind.
• Es können persönliche Treffen von Hinweisgebern mit der beauftragten Ombudsperson oder Hinweisgeberschutz-Beauftragten an neutralen Orten nach Absprache vereinbart werden.

 externe Meldestelle nach § 19-31 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

• Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle des Bundes zu wenden.
• Wenn erkennbar ist, dass der Hinweisgeber bei einer Meldung bei der internen Meldestelle Repressalien befürchten muss, wird empfohlen die Meldung externe Meldestelle zu wählen.
• Freies Wahlrecht des Hinweisgeber ob er die interne Meldestelle oder die externe Meldestelle wählt.
• Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle (§ 8-18) oder eine externe Meldestelle (§ 19-31) wenden.
  
• Der Bund hat eine allgemeine externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz, eine nach HinSchG § 19-31 für externe Meldungen und Hinweise für betroffene Personen eingerichtet. Die Meldungen können in deutscher oder englischer Sprache und Schrift erfolgen.
• Bundesamt für Justiz, Adenauerallee 99-103, 53094 Bonn
• https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html

• Mit Ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben, können sie hier melden.

• Seit 2. Juli 2023 gehen durchschnittlich 90 Hinweise bei der externen Bundesmeldestelle ein.
• Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Str. 16, 53113 Bonn,
• https://www.bundeskartellamt.de/DE/Aufgaben/Kartelle/HinweiseAufKartellverstoesse/hinweiseaufverstoesse_node.html                                                                                                 
• Hinweise auf illegale Kartelle, den Missbrauch von Marktmacht und sonstige Verstöße.
• Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht(BaFIN), Graurheindorfer Str. 108, 53117 Bonn
• https://www.bundeskartellamt.de/DE/Aufgaben/Kartelle/HinweiseAufKartellverstoesse/hinweiseaufverstoesse_node.html                                                             

• Hinweise zu Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Verbraucherschutz im Bereich der Finanzdienstleistungen (Banken, Versicherungen, Finanzdienstleister und weitere)

• weitere externe Meldestellen auf Landes- und Kommunalebene nach jeweiligen Landesrecht

• Hinweisgeber können bei Bedarf auf Homepage Seiten der Länder und Kommunen dies prüfen.
• Weitere externe Meldestellen auf EU-Ebene
• sofern diese für Beschäftigungsgeber einschlägig sind, nach § 13 Abs. 2 HinSchG.
• Relevante Meldestellen sind je Wirtschaftszweig des Betriebs:                                               - EU-Kommission                                                                                                               - Europäische Betrugsbekämpfung (OLAF)                                                                           - Europäische Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA)                                           - Europäische Agentur für Flugsicherheit (EASA)                                                                   - Europäische Wertpapier und Marktaufsichtbehörde (ESMA)                                                 - Europäische Arzneimittelagentur (EMA)

 Ombudsperson/Hinweisgeberschutz-Beauftragten gesetzliche Pflichten

• nimmt vertrauliche Informationen mit Verdacht auf Verstöße oder Unregelmäßigkeiten auf
• nimmt anonyme Hinweise auf, die gleichermaßen geprüft, jedoch keiner Rückmeldung bedarf
• schützt die Identität der Hinweisgeber (Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitspflicht) des beauftragten Ombudsperson, Hinweisgeberschutz-Beauftragten oder eines Compliance Officer
• ermittelt und bewertet die Hinweise / Meldungen oder bestehender Streitigkeiten unparteiisch
  
• ordnet das Risiko und Schaden für die Organisation im Falle eines berechtigten Hinweis ein
• berichtet an die Geschäftsführung und die der Verantwortlichen des Unternehmens
• wägt die Argumente der Beteiligten zum gemeldeten Hinweis sorgfältig ab
• unterbreitet bei Bedarf und Notwendigkeit ausgewogene und praktikable Lösungen und zielführende Maßnahmen bei berechtigten Compliance-Verstößen nach § 2 den Beteiligten vor
• beachtet datenschutzrechtliche Vorgaben (DSGVO, BDSG) und die der Archivierung / Fristen
  
• Der Hinweisgeber kann sich sicher sein, dass seine Informationen das Unternehmen mit deren Verantwortlichen erreichen, seine Anonymität aber gewahrt bleibt + neutral behandelt wird.

 Ablauf Hinweis an Ombudsperson & Hinweisgeberschutz-Beauftragten:

• Es erfolgt eine vorab Prüfung, ob der Hinweis unter das Hinweisgeberschutzgesetz fällt. Wenn nein, der eventuelle Verweis auf die zuständige interne Stelle, einer Behörde oder Institution.
• Innerhalb von 7 Tagen erhält der Hinweisgeber bei Angabe deren Organisation, seines Namen und einer e-Mail, Telefonnummer oder dessen postalischen Adresse einen Zwischenbescheid.
• Mitteilung Ombudsperson an den Hinweisgeber, bei eventuellen Rückfragen oder Auskünften.
• Innerhalb von 3 Monaten die abschließende Bearbeitung und Rückmeldung der Ombudsperson an die/den Hinweisgeber/-in, über die bereits veranlassten bzw. der zukünftigen Maßnahmen.
• Die Kommunikationskanäle und Meldesysteme werden außerhalb der Organisation gewährt. Sodass keine Zugriffmöglichkeit auf die Personendaten der Hinweisgeber und deren erfolgten Hinweise, sowie die Anonymität der Hinweisgeber gewahrt und garantiert.
• Jeder Hinweis, Ergebnisprüfung oder Maßnahme muss dokumentiert, archiviert, sowie nach 3 Jahren (BDSG) gelöscht werden. Längere Speicherfrist bedarf einer sachlichen Begründung. Dies kann jedoch aufgrund von Rechtsvorschriften des Bundes/Landes oder Rechtsakten der EU nach HinSchG § 2 dies erfordern, sowie vom Hinweisgeberschutz-Beauftragten sachlich begründet werden.

 Bei Meldung von Hinweisen, bitte immer den "Firmennamen"

 oder den Namen der "Kapitalgesellschaft" angeben. Danke.

 Anschrift, Kommunikationskanäle, Meldesystem des Ombudsmann:

 Ombudsmann und Hinweisgeberschutz-Beauftragten: Herr Friedrich Lanzer

 FL ACOS UG (haftungsbeschränkt), Knorrenkamp 18, D-27711 Osterholz-Scharmbeck

 Festnetz-Telefon: 04791-8971190

 Mobil-Handy:       0174-3424711 

 E-Mail Adresse:   meldestelle@rechtssicher-konform.de

 Meldesystem:      Meldeformular an 7 Tagen und 24 Stunden (nachfolgend)

    Meldeformular

     Bitte in der Zeile "Nachricht*" immer ihren "Firmennamen" zuerst angeben.

   

     Bei anonymen Hinweisen bitte in der Zeile "Name*" ein "X" und in der

     Zeile "E-Mail*" die "meldestelle@rechtssicher-konform.de" eintragen